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会計士が教える Excelレベルアップ術【ショートカット編】

会計士のkatsuki(katsuki_jp)です。

バックオフィス部門で必須のツールである「Excel」について、EXCELレベルアップ術を紹介したいと思います。

会計士として数々のクライアントを見てきましたが、Excelのスキルが備わっている人は非常に少なくExcelのレベルが低すぎる!!!
と感じることが幾度となくありました。

なぜ何年も使ってるのにそんなに遅いのか。。。こんなことも知らないのか。。。

マウスで操作していることの大半は、ショートカットで対応できます。
マウスに手を戻す回数が多いとそれだけ遅くなります。

ぼくは社会に出てからの7年間Excelを毎日のように使用してきました。
最初の頃はショートカットなど全く知らず遅かったのですが、今ではそれなりに早くデータ加工、体裁の調整が行えるようになりました。

この記事ではコピー(ctrl+c)、ペースト(ctrl+V)などのExcelの基本中の基本の話はしません。Excel使用経験のある方向けのレベルアップを対象としてこの記事を書いています。

この記事を読み終えてマスターする頃には同僚に一目置かれるようになるでしょう!
なお、当記事はWindows10をベースとして解説いたします。

Excelを一発で起動しよう

Excelを起動する際、デスクトップからExcelのショートカットをダブルクリック!!
なんてしてませんか?

今すぐやめましょう。。。遅いです。

Excelを一発で起動できる方法を紹介します。
Excel以外にも応用できるためおススメです!

1-1 ショートカットの作成

ショートカットをデスクトップに作成することが前提となるため、ショートカットの作成から説明します。必要のない方は1-2までスクロールしてください。

スタートメニューを選択し、Excelを右クリックします。
メニューが表示されるため、その他→ファイルの場所を開くをクリックします。

Excelが保存されているフォルダが表示されるため、Excelを右クリックします。
メニューが表示されるため、送る→デスクトップ(ショートカットを作成)をクリックします。

Excelのショートカット作成は完了したため、一発起動するための準備は整いました。

1-2 ショートカットキーの割当

デスクトップのExcelのショートカットを右クリックし、プロパティをクリックします。

メニューが表示されるため、ショートカットキーをクリックします。
最初は「なし」と表示されています。

ショートカットキー上で任意のショートカットキーをキーボード上で入力します。ぼくはExcelの頭文字「E」と設定しています。「E」を入力すると、自動で「Ctrl+Alt+E」と表示されるためOKをクリックすると完了です。

これで「Ctrl+Alt+E」を同時にクリックするとExcelが新規で起動するようになります。
同様にWordは「Ctrl+Alt+W」、PowerPointは「Ctrl+Alt+P」などを割当てることで起動を高速化できるため、どんどん応用しましょう!

クイックアクセスツールバーを使いこなそう

クイックアクセスツールバーは既に使ってるよ!!という方も多いと思います。
でも実際クイックアクセスツールバーに便利なコマンドを設定している人はあまりおらず、大体の人は「元に戻す」、「やり直し」などの初期設定のままであり、使っているという人でも「値貼り付け」程度でしょう。

「元に戻す」、「やり直し」はショートカットキーが割当られているため、わざわざクイックアクセスツールバーに設定する意味はありません。

また、クイックアクセスツールバーをマウスでクリックするなんて意味のないことをしている人もいます。マウスに手を戻すことが時間の無駄なので今すぐやめましょう。

それではぼくがおすすめするクイックアクセスツールバーの使い方を紹介します。

1-1 クイックアクセスツールバーの設定方法

クイックアクセスツールバーとはExcelの左上にあるこちらのものです。設定したコマンド(上書き保存、元に戻す、やり直しなど)が表示されているはずです。

これを任意に設定するにはリボン上で右クリックし、クイックアクセスツールバーのユーザー設定をクリックします。

すると下記の画面が表示されます。コマンドの選択からよく使うコマンドを選択し、真ん中にある「追加」をクリックします。
また、不要なものは真ん中にある「削除」でいつでも削除可能です。また、右の↑↓コマンドで並び替えも可能です。

1-2 必須の設定は行、列の追加、削除

データ加工で行、列の追加、削除をいちいち右クリックなどで代用している方も多いかと思います。
はっきりいって遅すぎます。追加、削除は、毎日何回、何十回と使う人も多いでしょう。
そういう人は今すぐクイックアクセスツールバーに下記のコマンドを設定してください。

・シートの行を挿入
・シートの行を削除
・シートの列を挿入
・シートの列を削除

1-3 クイックアクセスツールバーの最大の魅力

クイックアクセスツールバーの設定が終わると左上に設定したコマンドが表示されます。
これらは、Alt→番号(コマンドを左から数えた順)がショートカットキーとなります。

ぼくの場合は、左から「シートの行を挿入」、「シートの行を削除」、「シートの列を挿入」、「シートの列を削除」を設定しています。

したがって、Alt→「1」と順番にクリックするとシートの行が挿入されます。
Alt→「2」は行の削除、Alt→「3」は列の挿入、Alt→「4」は列の削除となります。
これはデータ加工している人なら何百回、何千回と使うため、かなりの効率化となるでしょう。

一発で合計を算定

関数で一番多く使用するのはSUM(合計)ではないでしょうか。
例えば、下記の図でみかん、りんご、メロンの「売上」や「個数」の合計を求めるとき、いちいち「=SUM(」などと入力し、マウスで範囲指定し「Enter」をクリックしてませんか?

こちらも案外知られていないため、一発で合計を算定できる方法を紹介します。

下記の数式は、Alt+Shift+=キーを同時にクリックすることで一発で計算が完了します。
この操作一つでオートSUMと同じ効果が得られます。

最後に

Excelは、バックオフィス業務で必須のツールであり、必須であるがゆえに差をつけられるチャンスがあります。

この記事が皆さんのExcelのレベルアップにつながれば幸いです。

katsuki(katsuki_jp)